Quante e-mail scriviamo ogni giorno? 

I nostri rapporti lavorativi rischiano, a oggi, di passare soprattutto via e-mail e quindi è normale che nei corsi di Mindfulness in azienda questo argomento spesso emerga con tutto il suo carico: le persone soffrono quando le comunicazioni elettroniche sono scritte in modi inadeguati.

Quanto siamo consapevoli mentre scriviamo, e mentre inviamo?

Perché le comunicazioni elettroniche sono maggiormente a rischio di inconsapevolezza?

Intanto perché mentre scriviamo siamo soli: non stiamo (ancora, veramente) interagendo, ricevendo feedback dall’altro, e rischiamo di andare avanti inconsapevolmente senza tenere conto che davanti all’altro schermo ci sarà un essere umano. Sensibile. A volte mooolto sensibile. 

Da soli, siamo in preda alle nostre convinzioni e emozioni, spesso per prima la convinzione di avere fretta, di dover fare alla svelta.  In automatico leggiamo, reagiamo, rispondiamo, inviamo. E’ tutto velocissimo.

L’ e-mail -invece- resta. Le parole volano, le possiamo correggere velocemente con altre (se cogliamo un cenno magari di disappunto nell’altro), cambiare direzione o atteggiamento nella conversazione. L’email inizia, finisce e resta. Il nostro interlocutore la potrà leggere e rileggere e resterà sempre la stessa. Nel bene e nel male. Se genera un’emozione negativa, a ogni rilettura quell’emozione sarà confermata e moltiplicata. 

La consapevolezza è quindi indispensabile; non solo per lavorare bene ed essere efficaci, ma anche per mantenere dei buoni rapporti con gli altri. 

Alcuni punti fermi, comunemente riconosciuti [ripasso veloce veloce, ho tenuto solo le cose importanti da una prospettiva Mindful. In rete ne troverete molte altre]: 

1. Usare un oggetto unico, chiaro, corrispondente al contenuto.

2. Verificare i destinatari: attenzione a non far perdere tempo a chi non c’entra e a non escludere nessuna delle persone coinvolte. Accorgersi -poi- di essere stati esclusi ferisce quasi tutti.

3. Non urlare, ovvero non usare il maiuscolo. A meno che non vogliate veramente urlare, e metterlo pure per scritto.

4. Verificare che l’email sia necessaria. Sappiamo quanto inquina un’email? Siamo consapevoli che il destinatario impiegherà il suo tempo per leggere e rispondere? La mia e-mail è utile? E’ utile solo a me, o anche all’altro? 

5. Rileggere a mente fresca, meglio se a voce alta, e solo dopo inviare. 

Alcuni spunti in più, integrando la Mindfulness: 

1. Qualche respiro consapevole sarà molto prezioso in molti passaggi: prima di leggere, dopo aver letto, prima di scrivere e prima di spedire. 

2. Oltre all’utilità, altri due criteri validi *anche* per le email: 

Quello che ho scritto è vero? [Verificare e riverificare, lo so per certo?]   

Quello che ho scritto è gentile

3. Rileggere mettendosi nei panni di chi riceve. Dall’altra parte non c’è solo uno schermo, ci sarà un essere umano. Come lo tratterei di persona? Come si sentirà leggendo? 

4. Se sento un senso di urgenza, un’emozione che mi spinge a rispondere subito e inviare di fretta, fermarsi, respirare, prendersi del tempo e rileggere ancora. Magari dormirci sopra, soprattutto se sento rabbia o un’altra emozione forte. Raramente c’è un’urgenza vera, ci possiamo prendere il tempo di tornare limpidi, trovare i modi di interagire in modo costruttivo. 

5. Non ci si può nutrire di sole email. Più elementi togliamo dalla comunicazione, più questa si fa povera, più facilmente fraintendibile e meno nutriente. Arricchiamola ogni volta che è possibile: con la voce, col corpo, con la vicinanza. 

Probabilmente -seguendo anche non tutti i consigli- non diventeremo perfetti ma diminuiremo l’inquinamento interiore, relazionale e ambientale, e lavoreremo meglio. 

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